Häufig gestellte Fragen zur Abmahnung
Stand Juli 2026
Was ist eine Abmahnung?
Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist in der Regel eine vom Arbeitgeber erklärte Missbilligung des Fehlverhaltens eines Arbeitnehmers unter gleichzeitiger Androhung von arbeitsrechtlichen Folgen.
Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers, mit dem dieser seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt. Gleichzeitig weist der Arbeitgeber daraufhin, dass er das Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall kündigen wird.
Dem Arbeitnehmer soll durch eine Abmahnung ermöglicht werden, sein Verhalten zu korrigieren. Durch die Abstellung des gerügten Fehlverhaltens kann er eine verhaltensbedingte Kündigung vermeiden.
Es kann immer nur ein Verhalten abgemahnt werden, das für den Arbeitnehmer steuerbar ist. Er muss demnach auf das beanstandete Verhalten Einfluss nehmen und es ändern können. Beispielsweise verbieten sich Abmahnungen wegen Krankheit grundsätzlich, da der Arbeitnehmer seinen Gesundheitszustand nicht bewusst steuern kann.
Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Nein, eine Abmahnung ist grundsätzlich nicht an die Schriftform gebunden. Auch eine mündliche Abmahnung kann wirksam sein. In der Regel wird eine Abmahnung jedoch aus Beweiszwecken schriftlich erfolgen.
Welche inhaltlichen Anforderungen muss eine Abmahnung erfüllen?
Damit eine Abmahnung wirksam ist, muss sie inhaltlich drei Funktionen erfüllen:
- Rügefunktion: Das beanstandete Verhalten muss konkret bezeichnet werden, d.h. mit Angabe von Datum, Uhrzeit, Ort und dem genauen Sachverhalt. Eine pauschale Formulierung wie „Sie kommen häufig zu spät.“ reicht nicht aus.
- Aufforderungsfunktion: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer ausdrücklich auffordern, das beanstandete Verhalten künftig zu unterlassen.
- Warnfunktion: Der Arbeitgeber muss ausdrücklich ankündigen, dass er das Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall kündigen wird.
Fehlt eine dieser drei Anforderungen oder sind sie unvollständig, ist die Abmahnung regelmäßig unwirksam. Arbeitnehmer sollten eine erhaltene Abmahnung daher stets auf diese Punkte hin überprüfen lassen.
Muss eine Abmahnung innerhalb einer bestimmten Frist ausgesprochen werden?
Nein. Es gibt keine Regelausschlussfrist, innerhalb derer eine Abmahnung wegen einer arbeitsvertraglichen Pflichtverletzung ausgesprochen werden muss. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass je länger der Zeitraum zwischen einem arbeitsvertraglichen Fehlverhalten und einer Abmahnung ist, desto eher davon ausgegangen werden könnte, dass das Fehlverhalten folgenlos bleibt. Unter Umständen kann eine später ausgesprochene Abmahnung im Einzelfall dann auch verwirkt sein.
Muss der Arbeitgeber vor einer Kündigung mindestens zwei Abmahnungen aussprechen?
Nein. Entgegen der weit verbreiteten Meinung muss der Arbeitgeber vor einer verhaltensbedingten Kündigung nicht mindestens zwei Abmahnungen aussprechen. Auf die absolute Anzahl kommt es regelmäßig nicht an. Vielmehr führt eine wirksame Abmahnung grundsätzlich nur dann zur verhaltensbedingten Kündigung, wenn sich das gleiche Fehlverhalten des Arbeitnehmers wiederholt. Je nach Art und Schwere des Fehlverhaltens kann bereits eine Abmahnung ausreichen, um im Wiederholungsfall eine verhaltensbedingte Kündigung zu begründen.
Kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis auch ohne vorherige Abmahnung kündigen?
Eine verhaltensbedingte Kündigung darf nur das äußerste, letzte Mittel zur Lösung von Konflikten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sein. Zuvor muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer abmahnen. Eine Abmahnung hat insoweit eine Hinweis- und Warnfunktion.
Im Ausnahmefall kann eine Abmahnung jedoch auch entbehrlich sein, so dass der Arbeitgeber auf diese verzichten und wegen eines Fehlverhaltens kündigen kann. Dies ist der Fall, wenn die Pflichtverletzung so schwerwiegend ist, dass ihre Hinnahme für den Arbeitgeber nach objektiven Maßstäben offensichtlich unzumutbar ist, oder wenn von vorneherein feststeht, dass eine Verhaltensänderung auch nach einer Abmahnung nicht zu erwarten wäre.
Als solche Ausnahmen können beispielsweise folgende Sachverhalte in Frage kommen:
- Ankündigung von Krankfeiern
- Selbstbeurlaubung
- Straftaten zu Lasten des Arbeitgebers (z.B. Beleidigung, Betrug, Diebstahl, Körperverletzung)
- Tätlichkeiten gegen den Arbeitgeber oder Beschäftigte
Ob eine Abmahnung im Einzelfall tatsächlich entbehrlich ist, lässt sich im Zweifelsfall im Rahmen eines arbeitsgerichtlichen Verfahrens feststellen.
Gilt eine Abmahnung für die Ewigkeit?
Nein. Eine Abmahnung kann ihre Wirkung verlieren, wenn sich Betroffene über einen längeren Zeitraum nach deren Zugang vertragstreu verhalten haben, wobei es immer auf die Umstände des Einzelfalles ankommt. Grundsätzlich wird eine Abmahnung wegen eines schweren Fehlverhaltens länger wirksam sein als eine Abmahnung wegen eines leichteren Fehlverhaltens. Im Regelfall wird die Wirkung einer Abmahnung bei schweren Pflichtverletzungen nicht länger als drei Jahre bestehen. Eine starre Grenze gibt es jedoch nicht. Es kommt immer auf den Einzelfall an.
Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?
Nein. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Verlangt der Arbeitgeber eine Unterschrift, so sollte insbesondere darauf geachtet werden, ob mit der Unterschrift nur der Erhalt und das Datum des Erhalts der Abmahnung oder auch der Inhalt der Abmahnung anerkannt werden soll. Eine Unterschrift zur Bestätigung des Erhalts, dürfte für die Wirksamkeit einer Abmahnung regelmäßig unschädlich sein. Wer nur den Empfang bestätigen, die inhaltlichen Vorwürfe aber nicht anerkennen möchte, kann dies durch einen handschriftlichen Zusatz unmissverständlich klarstellen, z.B. „Empfang bestätigt. Inhaltlich nicht anerkannt.“
Ich habe eine ungerechtfertigte Abmahnung erhalten – was kann ich tun?
Im allgemeinen Arbeitsrecht besteht keine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer vor Ausspruch einer Abmahnung anzuhören. Ausnahmen können sich aus Tarifvertrag oder Dienst- bzw. Betriebsvereinbarung ergeben. Eine unterlassene Anhörung macht eine Abmahnung grundsätzlich nicht unwirksam.
Ist die Abmahnung aus Perspektive des Arbeitnehmers nicht gerechtfertigt, stehen ihm grundsätzlich zwei Wege offen:
1. Schriftliche Gegendarstellung: Der Arbeitnehmerkann in einer schriftlichen Gegendarstellung erklären, wie es zu dem abgemahnten Verhalten gekommen und warum eine Abmahnung in diesem Fall nicht gerechtfertigt ist. Zu beachten ist, dass eine Abmahnung mit einer Gegendarstellung nicht „neutralisiert“, sondern die Vorwürfe des Arbeitgebers lediglich bestritten werden. Eine Gegendarstellung wird ihre Wirkungsabsicht regelmäßig eher entfalten, wenn darin substantiierte und erhebliche Angaben zur Entlastung der Abmahnungsvorwürfe aufgeführt werden.
In der Gegendarstellung kann der Arbeitnehmer auch die Rücknahme der Abmahnung sowie die Entfernung aus der Personalakte verlangen. Sollte dies nicht möglich sein, so kann er verlangen, dass seine schriftliche Gegendarstellung ebenfalls zur Personalakte genommen wird, damit sich aus der Personalakte unterschiedliche Sichtweisen auf den Sachverhalt ergeben.
Aus taktischen Gründen kann es allerdings auch sinnvoll sein, gerade keine Gegendarstellung zur Abmahnung zu formulieren. Dabei kommt es immer auf die Umstände des Einzelfalls an.
2. Klage auf Entfernung der Abmahnung:
Ist die Abmahnung inhaltlich unwirksam, etwa weil der Pflichtverstoß nicht hinreichend konkret beschrieben ist oder die Vorwürfe sachlich unrichtig sind, kann der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht auf die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte klagen. Dieser Anspruch besteht unabhängig von einer Gegendarstellung.
Grundsätzlich gilt jedoch: Bei Erhalt einer Abmahnung sollten sich Arbeitnehmer an geeigneter Stelle zu deren Wirksamkeit und einer etwaig beabsichtigten, schriftlichen Gegendarstellung beraten lassen. Hierzu können sich Mitglieder beispielsweise an die Abteilung Beratung der Arbeitskammer oder Gewerkschaftsmitglieder an ihre zuständige Gewerkschaft wenden.
Habe ich überhaupt ein Einsichtsrecht in meine Personalakte?
Ja. Arbeitnehmer haben das Recht, jederzeit und ohne die Angabe von Gründen Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen.
Die Einsichtnahme ist für Arbeitnehmer kostenlos. Die Anfertigung von Notizen zu oder Kopien aus der Personalakte durch Arbeitnehmer hat grundsätzlich auf eigene Kosten zu erfolgen. Darüber hinaus können Kopien personenbezogener Daten aus der Personalakte grundsätzlich auch mit dem datenschutzrechtlichen Auskunftsanspruch (Art. 15 DSGVO) angefordert werden. Zur Einsicht in die Personalakte kann auch ein Mitglied der Interessenvertretung (z.B. Personal- oder Betriebsrat) hinzugezogen werden. Regelungen zum Einsichtsrecht können sich beispielsweise auch aus einem anzuwendenden Tarifvertrag ergeben.